Mitarbeiter/in für das Sekretariat (m, w, d)

Stellenausschreibung

Die Union der deutschen Akademien der Wissenschaften ist der Zusammenschluss von acht deutschen Wissenschaftsakademien. Die Akademienunion koordiniert das Akademienprogramm, das größte geistes- und sozialwissenschaftliche Langzeitforschungsprogramm in Deutschland. Sie fördert die Kommunikation zwischen den Akademien, betreibt Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und organisiert Veranstaltungen über aktuelle Themen der Wissenschaft. Zudem vertritt die Akademienunion ihre Mitgliedsakademien in internationalen Akademienzusammenschlüssen.   

Das Berliner Büro der Akademienunion sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt 

eine/n Mitarbeiter/in für das Sekretariat (m, w, d)

im Umfang von 27 Stunden / Woche. 

Ihre Aufgaben:

Proaktive Führung des Sekretariats des Berliner Büros, insbesondere:

• Erledigung sämtlicher anfallender Sekretariatsaufgaben (Bearbeitung Eingangspost, Führen der allgemeinen Ablage, Terminmanagement, telefonische Auskunftserteilung, digitales Büro),
• laufende Aktualisierung des Geschäftsbedarfs (bedarfsgerechtes Einholen von Angeboten unter Wirtschaftlichkeitsbetrachtung), 
• Führung und Aktualisierung des umfangreichen Adressverteilers sowie Zusammenstellung von Spezialverteilern für den Versand von Einladungen,
• Prüfung von Eingangsrechnungen, Schreiben von Rechnungs- bzw. Vergabevermerken, 
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen, v. a. des jährlichen Akademientages (u. a. Hotelreservierungen, Gästebetreuung, Abrechnung Reisekosten),
• Aktualisierungen der Website nach Vorgabe,
• elektronischer Versand von Pressemitteilungen sowie Einstellen auf Internetplattformen,
• Korrekturlesen von digitalen und gedruckten Texten, 
• Zusammenstellung und Versand des wöchentlich zu versendenden Pressespiegels an die Mitgliedsakademien, inkl. Abrechnung der Pressebeiträge.

Ihr Profil:

• Mittlerer Bildungsabschluss, kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung, 
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat,
• hohes Maß an Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Loyalität, Diskretion, Exaktheit,
• sicherer Umgang mit modernen Textverarbeitungssystemen (z. Zt. MS-Office-Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat), Erfahrungen mit Adressverwaltungsprogrammen sowie TYPO3 gewünscht, 
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse und gute mündliche Ausdrucksfähigkeit,
• sicheres Auftreten und gute Umgangsformen, Kommunikations- und Teamfähigkeit,
• Organisationsgeschick, selbständige Arbeitsweise und Belastbarkeit,
• sehr gute Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung,
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.

Unser Angebot: 

• ein zentral gelegener, gut erreichbarer Arbeitsplatz am Gendarmenmarkt,
• abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, herzlichen Team,
• Betriebliche Altersvorsorge (VBLU),
• Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice,
• spannende Einblicke in die Wissenschaftslandschaft.

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder, Entgeltgruppe 8 TV-L. Dienstort ist Berlin. Die Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet. Eine längerfristige Beschäftigung wird angestrebt.

Bewerbungen sind ausschließlich elektronisch (PDF in einem Dokument) bis zum 20. Dezember 2022 zu richten an: geschaeftsstelle@*********.

Schwerbehinderte werden bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt. 

Bewerbungs- und Vorstellungskosten können leider nicht erstattet werden.

Weitere Informationen über die Akademienunion finden Sie unter www.*********. 

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne die Leiterin des Berliner Büros, Frau Dr. Annette Schaefgen (schaefgen@********* | Tel.: 030/325 97 73 70) und die Geschäftsstelle in Mainz (geschaeftsstelle@********* | Tel.: 06131/218 528 10).