Assistenz / Kaufm. Mitarbeiter/-in (w/m/d) Büromanagement

Die PHOENIX Living GmbH wurde 2019 im Herzen von Stuttgart als Teil der PHOENIX Gruppe und Tochterunternehmen der Zech Group gegründet. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung von anspruchsvollen und hochwertigen Wohnimmobilien, vom Mehrfamilienhaus bis hin zu großen Wohnquartieren. Unter Entwickeln von Immobilien verstehen wir die Konzeption, Planung und Umsetzung von Immobilien, in denen Menschen ihr neues Zuhause finden. Der Zweck unserer Arbeit dient einer nachhaltigen Zukunft mit gesunden Wohnräumen, die ressourcenschonend errichtet und betrieben werden.

Wir entwickeln keine 0815-Immobilien. Jedes unserer Projekte ist einzigartig und besticht durch Besonderheiten, wie beispielsweise Denkmalschutz, die ihresgleichen suchen. Die Entwicklung von Immobilien ist unsere Leidenschaft. Fairness und Zuverlässigkeit sind die Grundpfeiler unserer Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kollegen.

Wenn du dich in einem dynamischen und ergebnisorientierten Umfeld entfalten möchtest, in dem du geschätzt und gefördert wirst, dann bist du bei uns genau richtig. Werde Teil unseres Teams und wir werden gemeinsam Berge versetzen.

Aufgaben

• Zur Unterstützung unseres Backoffice-Teams suchen wir Verstärkung, die sich zuverlässig um die laufendeRechnungsabwicklung und die vorbereitende Buchhaltung kümmert.
• Du prüfst eingehende Rechnungen, ordnest sie denrichtigen Vorgängen zu und bereitest alle Unterlagen so auf, dass sie von der zentralen Buchhaltung korrekt weiterverarbeitetwerden können.
• Darüber hinaus erstellst du Ausgangsrechnungen, behältst offene Posten im Blick und übernimmst dasMahnwesen.
• Je nach Stundenumfang übernimmst du zusätzlich allgemeine organisatorische Aufgaben im Büroalltag. Dazu gehören unter anderem die Kommunikation am Telefon und Empfang, der Schriftverkehr, Reisebuchungen sowie die Abstimmung mit Dienstleistern im Zusammenhang mit Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen.
• Auch eine unterstützende Rolle imProjektcontrolling ist möglich.

Qualifikation

• Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung oder in buch haltungs nahen kaufmännischen Aufgaben gesammelt, zum Beispiel in einer Assistenzrolle oder im Backoffice eines mittelständischen Unternehmens. Idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung in der Kunden kommunikation und der Organisation von Büroabläufen mit.
• Background: Dein Hintergrund kann aus der Assistenz der Geschäftsführung, dem Backoffice, dem Officemanagement, der Büroassistenz, der kaufmännischen Sach bearbeitung, der Buchhaltung, dem Innendienst, der Projektassistenz, der Teamassistenz oder der allgemeinen Verwaltung stammen.
• Branchenkenntnisse: Vorkenntnisse im Immobilien bereich sind nicht erforderlich. Wichtig ist deine Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten.
• Arbeitsumfeld: Du arbeitest gerne in kleineren Teams oder mittelständischen Strukturen und kommunizierst intern klar, zuverlässig und verbindlich.
• Arbeitsweise: Du arbeitest gerne sehr strukturiert, sorgfältig und eigen verant wortlich.
• Arbeitszeit und Flexibilität: Du suchst eine verantwortungsvolle Teilzeitstelle mit mindestens 20 Wochenstunden. Bei Übernahme zusätzlicher Aufgaben – zum Beispiel im Controlling oder in der Büroorganisation – ist ein Umfang von bis zu 40 Stunden möglich. Deine Arbeitszeit kannst du flexibel innerhalb unserer Bürozeiten gestalten und sie bei Bedarf auf vier bis fünf Tage pro Woche verteilen. Bei Bedarf ist Homeoffice möglich.
• Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse.
• IT-Kompetenz: Du hast sehr gute MS-Office-Kenntnisse und arbeitest gerne digital

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten: Du kannst deine Arbeitszeiten in Abstimmung flexibel innerhalb unserer Bürozeiten auf 4 bis 5 Tage verteilen und deine Aufgaben eigenständig strukturieren. Bei Bedarf hast du zudem die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Anerkennung und Wertschätzung: Regelmäßige Teamaktivitäten außerhalb des Büroalltags sorgen für Abwechslung und stärken unseren Teamspirit nachhaltig.
• Teamorientierte Unternehmenskultur: Dich erwartet ein kleines, produktives Team, das großen Wert auf Zusammenarbeit und Freude an der Arbeit legt.
• Stabilität: Als Teil der Zech Group bieten wir dir ein sicheres und verlässliches Arbeitsumfeld.
• Herausfordernde Projekte: Du unterstützt uns bei der Entwicklung anspruchsvoller Wohnbauprojekte und trägst durch deine organisatorische und administrative Arbeit maßgeblich zu deren erfolgreicher Umsetzung bei.
• Einarbeitung: Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung mit einem persönlichen Mentor ermöglicht dir einen optimalen Start in die Immobilienbranche.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern aktiv deine Weiterentwicklung und setzen auf lebenslanges Lernen. Durch regelmäßige Mitarbeitergespräche und ein vielfältiges Weiterbildungsangebot kannst du dein volles Potenzial entfalten.
• Digital Workplace: Wir arbeiten mit modernen Tools und Methoden und treiben digitale Prozesse aktiv voran. Deine Fähigkeiten kannst du einbringen und gemeinsam mit uns unsere „All-things-digital“-Strategie weiterentwickeln.
• Zentraler Arbeitsplatz: Ein modernes Büro in zentraler Lage auf der Königstraße mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel bietet dir ein angenehmes Arbeitsumfeld.
• Attraktives Vergütungspaket: Du erhältst ein wettbewerbsfähiges Gehalt, eine unbefristete und sichere Anstellung sowie 30 Urlaubstage und profitierst zusätzlich von zahlreichen Benefits und attraktiven Mitarbeiterrabatten bei deutschlandweiten Anbietern.

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